Quem deve emitir, benefícios, principais modelos e como emitir
Resumidamente trata-se de um recibo que comprova operações de compra e venda de mercadorias/produtos para o consumidor final ou outras empresas. Implementada em 2006, a nota fiscal eletrônica ou apenas NF-e, veio para substituir a tradicional nota impressa, ela é responsável por documentar transações, recolher impostos comerciais, facilitando o trabalho dos órgãos responsáveis e centralizando as informações tributárias.
Desde sua execução trouxe inúmeras mudanças e benefícios para as relações comerciais de todo o Brasil, já que reduz processos burocráticos e custos.
Quem deve emitir?
A maioria das empresas são obrigadas a emitir e armazenar esse documento eletronicamente, que posteriormente serve para comprovação do seu faturamento e realização do recolhimento de impostos.
Quem deixa de emitir a nota fiscal quando lhe é exigido pode sofrer diversas consequências negativas, como problemas com o Fisco, multas e, nos casos mais graves, responder por sonegação fiscal.
Além disso, mesmo para empresas que são exceções, dessa regra, como o MEI; deixar de oferecer esse registro atrapalha em diversas oportunidades de negócios e transmiti menos credibilidade no mercado.
Ou seja, independente do seu negócio não emitir a nota fiscal e armazenar de forma correta, pode:
- Gerar multas altíssimas;
- Levar sua empresa a sofrer processos;
- Não passar uma boa imagem;
- Perder vendas;
- E consequentemente até caminhar para o fechamento da empresa;
– Confira também 6 dicas valiosas para gerenciar documentos fiscais de forma eficiente
Os principais benefícios da NF-e:
A NF-e traz diversos benefícios não só para quem emite, mas para todos envolvidos. Para empresa as principais vantagens, são:
– Gestão prática e totalmente eletrônica;
– Redução de custos com papel impresso;
– Melhoria na segurança fiscal;
– Possibilidade de automatizar esse processo e diminuir as chances de erros;
– Aumento da produtividade;
– Em alguns casos, diminuição no IPTU e ICMS para o contribuinte vendedor;
– Maior transparência e credibilidade, evitando uma série de problemas com o Fisco;
Os benefícios também são para quem compra, favorecendo sua empresa ao lidar com fornecedores:
– Diminuindo erros na escrituração;
– Facilitando o relacionamento com fornecedoras, já que é tratado por meios eletrônicos.
– Ao receber a mercadoria, não existe a necessidade de digitalizar as Notas.
– É possível se organizar melhor em relação à logística, visto que as informações da nota são recebidas com antecedência.
Como emitir?
Sabemos que é fundamental fazer a emissão de forma correta e que esse processo ocasiona diversas dúvidas, principalmente para empreendedores iniciantes. Confira o resumo com as várias etapas a cumprir antes de começar a emitir as NF-es, mas fique tranquilo, esse processo é mais fácil do que se imagina!
1# O primeiro passo é saber qual tipo de nota sua empresa precisa emitir
Existem três principais categorias de notas ficais no mercado, sendo:
- NF-e para mercadorias e bens, servindo para compra, venda, remessa, retorno, devolução, exportação e importação de mercadoria ou bens.
- Nota fiscal de Serviço Eletrônica (NFSe) é utilizada para prestação de serviço.
- Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFCe), ela está ligada ao consumidor, é o cupom fiscal entregue ao cliente no varejo. Ela serve para comprovação da venda sem a identificação do comprador.
2# Saber qual o enquadramento da sua empresa
O ideal para esse processo é a orientação de um contador. Será preciso identificar qual o enquadramento da sua empresa e categoria da nota fiscal que você vai emitir.
3# Adquirir um certificado digital
Ele funciona como uma carteira de identidade online. É o que garante a assinatura com validade jurídica da nota fiscal eletrônica.
Para emissor de NF-e, existem dois modelos disponíveis, sendo;
Certificado Digital tipo A1: Que não necessita de token ou smartcard. Sua utilização é permitida em vários computadores e possui validade de um ano.
Certificado Digital tipo A3: Esse modelo possui estrutura física, pois fica armazenado em um token ou smartcard. Pode até ser usado em mais de um computador, mas para que seja liberado para utilização, é necessário que a estrutura física seja conectada, além de uma senha específica.
4# Se credenciar na secretaria da Fazenda
Você precisa se cadastrar na Secretaria da Fazenda do estado onde sua empresa se localiza. Já para as notas de serviço o cadastro é feito junto a prefeitura da sua cidade. Dependendo do local a realização dessa inscrição é bem simples, podendo ser realizada via internet acessando o site da SEFAZ do seu estado.
5# Adotar um software emissor de NF-e
Após realizar as etapas anteriores, será preciso escolher um softwer para emissão adequada. Alguns estados disponibilizam uma versão gratuita, porém muito limitada e de difícil acesso, por isso recomendamos que você tenha muita cautela ao escolher um sistema para essa tarefa.
Emissão de nota fiscal com a Kiron
Uma opção de emissor que indicamos é o Kiron-NF. Ele é ideal para Micro e Pequenas empresas (MPEs), que não contam com tantos funcionários ou que muitas vezes quem assume essa responsabilidade é o próprio empreendedor. Quem contrata esse sistema garante:
- Facilidade no preenchimento de Notas Fiscais;
- Cálculo automático de impostos;
- Cadastro de clientes, produtos, serviços, transportadora, entre outros;
- Suporte ilimitado;
- Envio imediato da nota para o e-mail do cliente;
- Gerar arquivos em XML e PDF;
- Envio automático da nota para o e-mail do cliente;
- Ferramenta de gestão online para Notas Fiscais;
Viu só como é simples começar a emitir nota fiscal? Contar com um contador e um bom emissor, descomplicam ainda mais essa obrigação. Se você ainda não se sente seguro para emitir suas notas, tenho uma dica: É possível contratar um emissor, ganhar a ferramenta de gestão online para Notas Fiscais e garantir todas as vantagens que só a Kiron oferece. Clique para conhecer agora mesmo!
