Aprenda de uma vez a baixar o arquivo XML
É comum que ao começo e final de cada mês seu escritório de contabilidade solicite os arquivos XML, de todas as notas fiscais eletrônicas relacionadas a sua empresa. Pois, a prática de guardar esse documento durando o prazo exigido por lei é importante para evitar penalizações, como multas.
Hoje já existem várias formas de realizar essa tarefa, algumas que inclusive não são tão seguras e que no momento de fiscalização pode complicar seu negócio. Nesse post vamos explicar o passo a passo de duas opções para baixar o XML da Nota Fiscal eletrônica de forma fácil, prática e 100% segura.
Confira também o “Guia completo sobre Nota Fiscal Eletrônica”
Atenção! Antes de continuar a leitura do artigo: se você está à procura de uma ferramenta para consulta, baixa e armazenamento do XML de NF-es individualmente ou em lote, conheça o Portal das Notas! CLIQUE PARA TESTAR GRÁTIS POR 15 DIAS!!!
Opção totalmente grátis
Uma maneira muito comum e gratuita é acessando o portal da SEFAZ. Essa pode ser uma ótima alternativa se você não precisar baixar tantas notas.
Basicamente para baixar uma nota, você precisa ter a chave de acesso (uma espécie de “RG”, sendo a identificação única da nota em questão e composta por uma sequência numérica de 44 posições) e acesso ao certificado digital do emitente, destinatário ou transportador dessa nota.
Passo a passo
1- Acesse o Portal Nacional da Sefaz: http://www.nfe.fazenda.gov.br/portal/
Para CT-e: http://www.cte.fazenda.gov.br/portal/
2- Após acessar o primeiro link, clique em: Consultar NF-e Completa;
3 – Insira a chave de acesso, selecione o recaptcha (Não sou um robô) e clique em “continuar”;
4- As informações da NF-e serão carregadas no portal. Você deve selecionar “Download do documento*”. Lembrando que para baixar o XML requer que o certificado digital esteja instalado na máquina;
5- Nessa etapa vão solicitar a validação do certificado digital. Se a mensagem abaixo aparecer, é só clicar em “OK”;
Geralmente no primeiro acesso irá aparecer uma janela para selecionar o certificado digital. Nessa situação selecione o arquivo correto, por fim clique em “ok”.
Como baixar o XML de maneira otimizada?
Ainda temos uma segunda opção, os softwares gestores de notas fiscais como o que vamos usar de exemplo. Eles facilitam essa função ao possibilitar o download do mesmo arquivo sem a chave de acesso, além de realizar o processo em lote.
Sem dúvida, investir nessa solução é o melhor para quem recebe muitas notas. Escolhemos o Portal das Notas, que é uma das ferramentas mais baratas do mercado, além de segura por ser integrado com a SEFAZ.
Em resumo, o Portal disponibiliza a transferência do XML, inclusive por lote, filtrar suas notas por período, valor, status, manifesto e até por fornecedor. Veja só como:
Passo a passo
1- Crie uma conta e configure o certificado digital modelo A1 ou A3;
2- Acesse o Portal das Notas e realize seu login: http://app.kiron.net.br/
3- Selecione Notas de entrada no menu lateral. Depois clique em “Consultar”;
4- Caso queira baixar ou consultar apenas uma nota, basta selecionar essa nota e realizar o manifesto ou arquivamento. Se quiser também pode selecionar mais de um arquivo para marcação do evento;
*Recomendamos como boa prática realizar o arquivamento (ciência) das notas. O Manifesto do destinatário é de extrema importância, mas antes de realiza-lo devem ser confirmados todos os dados, para aí sim marcar algum evento.
5- Para baixar, clique no ícone de download da nota solicitada ou marque mais de um XML. Em seguida, selecione o mesmo ícone para baixa-los;
Se precisar baixar em lote selecione no menu lateral “fechamento”.
Marque a empresa desejada para download. Escolha um período, selecione Nota de Entrada e aperte “Baixar”.
Pronto, todas as notas serão baixadas, basta você escolher se por lote ou unicamente.
Além disso, ao contar com o Portal, seu contador também ganha acesso a uma conta exclusiva e sempre que necessário pode consultar os arquivos fiscais da sua empresa, assim excluindo a necessidade de envia-los todo começo ou final de mês.
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Outra vantagem, é que o portal permite visualizar e imprimir seus DANFEs, guardar notas de saída, sendo um processo automático para quem já conta com o emissor Kiron Notas.
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