Confira as consequências de não guardar esse documento.
Guardar as Notas Fiscais eletrônicas durante o prazo exigido por lei é de extrema importância para qualquer empresa. Já que posteriormente serve para realização do recolhimento de impostos e comprovação ao Fisco.
As organizações que não justificarem os pagamentos que constam em registro, nos casos menos graves correm o risco de pagar novamente o que já foi pago, mas agora com acréscimo de multa.
Quer saber mais sobre esse assunto? Continue a leitura para entender a importância de guardar suas notas fiscais.
Riscos de não arquivar suas Notas Fiscais:
Sabemos que é um processo bastante dificultoso gerenciar todos os arquivos XML das Notas relacionadas ao CNPJ de uma empresa, mas as consequências pela ausência ou desorganizações desses, geram problemas gravíssimo para o estabelecimento.
Caso ocorra uma fiscalização e a empresa não apresente esses documentos, sofrera penalizações. Segundo o Portal Jornal Contábil os valores referentes as multas, podem passar de R$1.000,00 por XML de Nota Fiscal não apresentado numa fiscalização e até mesmo levar à prisão.
Confira algumas condutas previstas como crimes contra a “Ordem Tributária, Econômica e contra as relações de consumo…” e suas penalizações, segundo a LEI Nº 8.137.
Art. 1° Constitui crime contra a ordem tributária suprimir ou reduzir tributo, ou contribuição social e qualquer acessório, mediante as seguintes condutas: (Vide Lei nº 9.964, de 10.4.2000)
I – omitir informação, ou prestar declaração falsa às autoridades fazendárias;
II – fraudar a fiscalização tributária, inserindo elementos inexatos, ou omitindo operação de qualquer natureza, em documento ou livro exigido pela lei fiscal;
III – falsificar ou alterar nota fiscal, fatura, duplicata, nota de venda, ou qualquer outro documento relativo à operação tributável;
IV – elaborar, distribuir, fornecer, emitir ou utilizar documento que saiba ou deva saber falso ou inexato;
V – negar ou deixar de fornecer, quando obrigatório, nota fiscal ou documento equivalente, relativa a venda de mercadoria ou prestação de serviço, efetivamente realizada, ou fornecê-la em desacordo com a legislação.
Pena – reclusão de 2 (dois) a 5 (cinco) anos, e multa.
Parágrafo único. A falta de atendimento da exigência da autoridade, no prazo de 10 (dez) dias, que poderá ser convertido em horas em razão da maior ou menor complexidade da matéria ou da dificuldade quanto ao atendimento da exigência, caracteriza a infração prevista no inciso V
Art. 2° Constitui crime da mesma natureza: (Vide Lei nº 9.964, de 10.4.2000)
I – fazer declaração falsa ou omitir declaração sobre rendas, bens ou fatos, ou empregar outra fraude, para eximir-se, total ou parcialmente, de pagamento de tributo;
II – deixar de recolher, no prazo legal, valor de tributo ou de contribuição social, descontado ou cobrado, na qualidade de sujeito passivo de obrigação e que deveria recolher aos cofres públicos;
III – exigir, pagar ou receber, para si ou para o contribuinte beneficiário, qualquer percentagem sobre a parcela dedutível ou deduzida de imposto ou de contribuição como incentivo fiscal;
IV – deixar de aplicar, ou aplicar em desacordo com o estatuído, incentivo fiscal ou parcelas de imposto liberadas por órgão ou entidade de desenvolvimento;
V – utilizar ou divulgar programa de processamento de dados que permita ao sujeito passivo da obrigação tributária possuir informação contábil diversa daquela que é, por lei, fornecida à Fazenda Pública.
Pena – detenção, de 6 (seis) meses a 2 (dois) anos, e multa.
Como armazenar esses documentos de forma correta?
Atualmente, graças ao avanço digital, está cada vez mais fácil e eficiente armazenar ou encontrar esses documentos, ferramentas especializadas na gestão fiscal permitem o gerenciamento completo de todas as NFes.
Um exemplo de recurso que tem essa função é o Portal das Notas. Uma solução que proporciona realizar a busca de todas as notas de entrada emitidas contra sua empresa, manifesto do destinatário prontamente, além disso, também possibilita armazenar as notas emitidas por sua empresa, e caso necessário baixar a qualquer momento através de filtros, suas notas desejas.
Não confunda o XML Nota Fiscal eletrônica com DANFe:
Lembrando que o arquivo referente a Nota Fiscal Eletrônica que deve ser armazenado pelo prazo mínimo de 5 anos, segundo a legislação brasileira, é o XML (Extensible Markup Language), pois ele corresponde ao padrão nacional de escrituração fiscal.
O DANFe não passa de uma simplificação legível das informações do arquivo XML, não leva a assinatura do proprietário do estabelecimento e não possui validade jurídica, por isso não existe necessidade de armazenar esse documento.
O que fazer caso você perca o XML da NFe
Imagine a seguinte situação, seu estabelecimento não conta com o auxílio de um bom emissor de NFe, bem como gerenciador de Nota Fiscal e todos os XML são armazenados em um único computador, sem conexão com a nuvem. Se por algum imprevisto você perder esses documentos, só conseguira recuperá-lo no portal Secretaria da Fazenda, a Sefaz com a chave de acesso de cada nota perdida.
Por isso os gastos relacionados aos sistemas que garantem o bom gerenciamento desses arquivos são inferiores ao trabalho de realizar todo processo manualmente e em pior dos casos arcar com consequências ocasionadas pelo mau gerenciamento das suas NFes.
Gostou desse artigo, entretendo ainda tem dúvidas relacionadas ao gerenciamento dos documentos fiscais da sua empresa? Então confira nosso artigo sobre gerenciamento de documentos fiscais.
É normal existir confusão em relação aos termos relacionados a Nota Fiscal Eletrônica, se você ainda não sabe ao certo o que é XML ou Danfe, esses dois artigos a seguir são para você! “XML da NF-e: O que é esse arquivo e para que realmente serve!” e “DANFE: Entenda o que é, suas funções e importância.”
Curtiu esse artigo e quer saber mais sobre Notas Fiscais? Então, aproveite para visitar nosso guia completo sobre nota fiscal eletrônica!
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