Ferramentas de produtividade para pequenas empresas
O aumento da produtividade é um dos objetivos desejados principalmente para quem é dono do seu próprio negócio, que muitas vezes também exerce as funções de vendedor, operacional e gestor financeiro. Graças a grande tecnologia de hoje, existem vários meios para otimizar as mais diversas atividades. Nesse artigo separamos algumas ferramentas eficientes e gratuitas que vão ajudar na melhoria da sua rotina, otimização do tempo, do mesmo modo que alcançar resultados mais expressivos para sua empresa.
O que é produtividade?
A produtividade é a habilidade de produzir o máximo de trabalho possível com o mínimo de recurso utilizado, ou seja, gerar mais gastando menos e equilibrar com qualidade. Lembrando que nesse sentido os recursos gastos são principalmente o tempo depois vem questões como dinheiro ou esforço físico.
Quais as vantagens de ser mais produtivo para sua pequena empresa?
Ser produtivo é sempre muito positivo, os impactos e benefícios são inúmeros, sendo eles;
Mais eficiência e rendimento
Um dos efeitos mais aparentes é o aumento na agilidade, bem como efetividade em tarefas. Influenciando diretamente na entrega de prazos e na disponibilidade para exercer outras funções.
Economia de recursos para atingir o mesmo objetivo
A ideia é fazer mais com o mesmo tanto ou menos, consequentemente diminuindo desperdícios, principalmente no tempo.
Redução de custo de produção
O resultado dos dois benefícios anteriores será a diminuição nos custos operacionais, envolvendo gastos com mão de obra, assim como matéria-prima. Torna-se um ciclo bem simples, a empresa gasta menos recursos, logo utiliza menos dinheiro. Gastando menos dinheiro, é possível aumentar a lucratividade. Como consequência aumento das vantagens no mercado, como preços competitivos e capacidade de investimento maior.
Gera maior competitividade
Além do preço, a relação entre qualidade e velocidade é essencial para o sucesso do seu pequeno negócio. Quanto mais você puder oferecer, mais vai conquistar o seu cliente, deixando concorrentes para trás, pois é difícil bater de frente com quem tem um grande estoque de qualidade e a pronta entrega.
Mais tempo para ser criativo
Com a otimização de processos, sobra maior tempo até mesmo para ser criativo e trazer melhorias para sua empresa ou produtos oferecidos.
Ferramentas gratuitas para ajudar na produtividade da sua empresa:
Evernote
Muito conhecida a ferramenta é um substituto para agendas e bloquinhos de papel, uma ótima opção para organizar as suas ideias. Ela abrange funções como gerenciamento de tarefas ou insights, anotações, organização de pautas para reuniões, criação de lembretes, digitalização e armazenagem de documentos em formato de textos, áudio e até mesmo fotos. Por utilizar a tecnologia do armazenamento na nuvem, é possível compartilhar determinados itens com outras pessoas e integrar com outros aplicativos. Em sua versão grátis permite sincronizar até dois dispositivos, funcionando tanto no desktop quanto no celular.
Trello
Uma boa para quem conta com uma equipe é o Trello. No estilo Kanban, seu funcionamento é intuitivo, resumindo-se em quadros e cartões que são distribuídos entre colunas. Possibilitando centralizar as demandas da empresa, envolver todos os colaboradores responsáveis e definir prazo de entrega.
Excelente para organizar atividades, assim como acompanhar a evolução. Permitindo que os usuários façam comentários, criem listas de tarefas, definam prazos e compartilhem arquivos na plataforma.
O Trello oferece também integrações ágeis com outros aplicativos e armazenagem de documentos importantes a partir do seu computador, Google Drive, DropBox, Box e OneDrive.
Asana
Outra alternativa para quem não trabalha sozinho é o Asana. Com listas de tarefas possibilita a criação de times, chat colaborativo e quadro de projetos. Uma ótima opção para definir o que deve ser feito e acompanhar o andamento das atividades.
Assim como o Trello possui integração com outros aplicativos, como Google Drive, OneDrive e Dropbox para compartilhamento.
Ele dispõe de planos pagos que oferecem mais opções ou o gratuito que atende indivíduos e equipes que estão começando a fazer o gerenciamento de projetos.
Google Agenda
É possível criar várias agendas em um só lugar, gerar eventos, escolher qual agenda deseja compartilhar e convidar outros participantes. O legal é que ele permite separar eventos por cor deixando mais visual, podendo ser classificado por tema ou prioridade. Programar o envio do resumo das atividades do dia para o seu e-mail, ativar notificações e encontrar um horário para reuniões em grupo. Se conecta com muita facilidade com outros aplicativos de calendário, e ferramentas como o Trello e Asana.
Google Drive
Quando existe a necessidade de compartilhar informações entre colaboradores, esse software proporciona editar textos, planilhas eletrônicas e apresentações nos mais variados arquivos (como imagens, de texto, planilhas, etc).Sua versão gratuita oferece 15GB de armazenamento.
Dropbox
Mais uma possibilidade para compartilhamento na nuvem é o Dropbox e seu componente Dropbox Paper, para quem precisa editar arquivos compartilhados, reunir ideias e rascunhos.
Sua versão gratuita permite um limite de até 2GB de armazenamento, além de integração com computador e versões mobile.
Latergram
A última ferramenta é ótima para gerenciar e agendar posts em várias mídias sociais. Disponível para Instagram, Facebook, Twitter e Pinterest a plataforma permite que todo o conteúdo seja pré-visualizado, gerando um calendário de postagens.
Sua versão gratuita permite que você gerencie um perfil por plataforma, libera mais um acesso para alguém te ajudar a cuidar das postagens, agendar 30 publicações por mês no Instagram, 30 no Facebook, 50 no Twitter e 30 no Pinterest.
Em sua versão gratuita também oferece uma análise de nível básico para o usuário acompanhar as postagens que tiveram um bom desempenho.
– Clique para conferir algumas dicas de comunicação para vender mais.
Essas são algumas das principais ferramentas gratuitas para ajudar com a produtividade do dia a dia.
Lembrando que se necessário todas dispõem de uma versão paga com melhor capacidade e desempenho. É claro que não existe uma receita de bolo que faça você ser produtivo da noite para o dia, mas a adoção desses métodos que ajudam no aumento do seu rendimento considerando suas necessidades, vai causar grande melhoria. O ideal é “esvaziar a mente” para visualizar as atividades cotidianas de uma forma racional e as controlar a partir disso. Por isso, registre todas as ideias, foque no planejamento das tarefas capturadas, organize suas atividades em lista, defina as prioridades e só depois execute com total foco no momento, sem se preocupar com obrigações futuras.
O que você achou das dicas sobre ferramentas de produtividade? Já utilizou alguma delas ou tem outras sugestões, deixe o seu comentário.
