6 dicas valiosas para gerenciar documentos fiscais de forma eficiente
Saber gerenciar de forma eficiente os documentos fiscais relacionados a uma organização é fundamental para evitar penalizações, atrasos com processos internos e problemas com fornecedores ou clientes. Para Micro e Pequenas empresas (MPEs) tal tarefa pode ser mais dificultosa por possuírem menos funcionários e muitas vezes, o próprio empreendedor ser quem assume essa responsabilidade, entre várias outras.
Nesse artigo, reunimos dicas para ajudar no gerenciamento de notas fiscais eletrônicas. Vamos mostrar que existem maneiras de tornar mais simples algumas obrigações que necessitam de bastante cuidado, dedicação e conhecimento técnico. Então, para saber mais continue a leitura!
Quais documentos gerenciar
As Notas Fiscais Eletrônicas são de extrema importância para organizações, visto que garantem uma série de benefícios, como a regularidade fiscal do empreendimento e até melhorias de controle nos números da sua empresa. Provavelmente se você está começando agora e ainda não dispõe de conhecimento nesse assunto, existem dois termos extremamente importantes e que precisamos diferenciar, sendo o XML e o DANFE.
O DANFE é o Documento Auxiliar de Nota Fiscal eletrônica, uma representação gráfica que resume as informações da NF-e e, por isso, funciona como um documento auxiliar. Ele não possui validade jurídica, mas deve ser impresso para acompanhar uma mercadoria.
Já o XML é o arquivo virtual da NF-e, essa sigla faz referência ao seu formato que significa ExtensibleMarkupLanguage. Esse possui validade jurídica, não existindo necessidade de impressão, mas sim seu arquivamento.
Tempo de armazenamento obrigatório
Lembrando que o arquivo XML deve ser armazenado por no mínimo 5 anos. Certamente você já deve enviar esse arquivo para seu contador, mas mesmo assim aconselhamento que você também armazene por esse prazo tudo o que for emitido por sua empresa ou contra o seu CNPJ. Pois, no caso de uma fiscalização, a falta de algum XML pode resultar em multas.
Além disso, esses registros podem favorecer a empresa no caso de alguma solicitação em que ela precise consultar dados passados.
Dicas:
Invista em tecnologia para otimizar a gestão da sua empresa
Nossa primeira dica é investir em soluções que facilitem e favoreçam a realização de tais procedimentos. Recomendamos a implantação de um emissor de NF-e e ferramentas para gestão desses documentos.
Um programa de emissão automatiza o preenchimento das notas e torna esse processo bem mais rápido do que se fosse feito manualmente. Já as ferramentas para gestão garantem a automatização na busca e importação dos arquivos XML.
Armazene os XMLs em um espaço apropriado
Não recomendamos guardar esses documentos em um único computador. Vários imprevistos podem ocorrer e gerar a perda de todos os dados. Você pode contar com mais de uma máquina armazenando os arquivos, fazer o backup com frequência, bem como adotar softwares especializados nisso.
O Kiron NF-e conta com um backup automático diário e o Portal das Notas, uma solução extra onde são disponibilizadas todas as notas de saída, mas nosso conselho para todos os clientes é também salvar esse backup em algum HD externo.
Faça a categorização dos documentos
É imprescindível a separação das notas. Estabeleça categorias, separe as notas que são geradas por sua empresa, dos clientes e fornecedores, isso torna a busca desses documentos mais prática. Uma forma de organizar as notas são por mês e ano.
Uma nomeação padronizada também é muito útil para localizar arquivos posteriormente diante de qualquer situação.
Notas com mais de 5 anos
Apesar da lei exigir o arquivamento das notas por até 5 anos, não recomendamos que após esse período elas sejam deletadas. O ideal seria fazer outra pasta para separa-las das notas mais atuais e evitar confusão na hora da busca.
Confira a autenticidade das notas emitidas
Confira a autenticidade dos documentos recebidos. É possível consultar no site da prefeitura emissora.
Outro passo importante que algumas ferramentas de gerenciamento permitem, é a consulta todas Notas emitidas contra seu CNPJ e realizar o manifesto prontamente.
Um exemplo de ferramenta que faz isso é o Portal das Notas. Essa solução proporciona realizar a busca de todas as notas de entrada emitidas para sua empresa, seu manifesto rapidamente, garantindo a segurança contra possíveis fraudes, armazenando esses documentos e evitando o incomodo de cobrar fornecedores.
Não armazenar cópias em papel
A impressão de cópias apenas atrapalha a empresa, o papel gera muito volume e precisa ser guardado em espaço físico. Apesar de não ter validade jurídica e ser opcional, se for um procedimento do negócio armazenar os DANFES, a melhor maneira de fazer isso é em cópias digitalizadas no formato PDF.
E aí, gostou das dicas? Então tenho mais uma pra você: É possível contratar um emissor e ganhar a ferramenta de gestão online para Notas Fiscais, chegou a hora de garantir todas essas funcionalidades que automatizam sua rotina fiscal. Clique para saber mais!
