Algumas dúvidas sobre esse arquivo
Graças ao surgimento do Certificado Digital a segurança em transações online se tornou mais prática no dia a dia de empreendedores. Esse documento eletrônico não é de utilização obrigatória para qualquer empresa, contudo cada vez mais está sendo procurado devido às vantagens que proporcionam, já que ele funciona como uma “carteira de identidade online”, servindo para autenticação online e conferência de legitimidade aos documentos digitais.
Muitas dúvidas surgem em relação a sua funcionalidade, características e em como essa solução funciona. Continue a leitura para entender mais sobre esse assunto, quais os principais modelos disponíveis no mercado e as vantagens de cada um.
O que é o Certificado Digital
O certificado digital é um documento eletrônico que permite a identificação e assinatura online da pessoa física ou jurídica que seja titular desse arquivo. A grande vantagem é a validade jurídica para tudo que é feito por meio dele, evitando possíveis fraudes, falsificações e assegurando as partes envolvidas.
Se engana quem pensa que essa ferramenta serve apenas para relacionamento do contribuinte com a receita federal. Imagine que ao receber um documento convencional em papel assinado é necessário analisar a autenticidade da assinatura pelas partes de interesse, essa é uma das principais funções que a solução exerce, assim assinaturas de documentos, impressões e burocracia com cartório, não são mais necessárias, já que o titular consegue assinar contratos, laudos e outros documentos, de maneira online, sem sair da empresa ou da própria casa e com a mesma validade jurídica dos documentos tradicionais.
Essa tecnologia garante maior autenticidade, integridade e não repudio nas informações, pois está ligado ao uso de chaves criptográficas únicas para cada pessoa. Deste modo viabiliza a manifestação de intenções e consentimentos na forma eletrônica ou “assinatura eletrônica”.
Vantagens:
– Segurança devido ao menor risco de fraudes;
– Redução no volume de papel, bem como gastos com documentos e validação em cartório;
– Facilidade, já que é possível assinar documentos de qualquer lugar;
– Proporciona agilidade e praticidade na execução de tarefas;
As opções mais comuns de certificados são os modelos A1 e A3, cada um com sua característica e vantagem, veja abaixo um breve resumo sobre essas alternativas:
Certificado Digital tipo A1: Criptografia mais simples, não necessita de token ou Smartcard, pode ser instalado e utilização em vários computadores, mas possui validade de no máximo um ano.
Certificado Digital tipo A3: Conta com tecnologia mais avançada, possui estrutura física, pois fica armazenado em token ou Smartcard e até pode ser usado em mais de um computador, mas para que seja liberado para utilização, é preciso que a estrutura física seja conectada a máquina, além de uma senha específica.
Quando o Certificado Digital é obrigatório?
Apesar das várias vantagens, é muito comum escutar empreendedores perguntarem “será que eu preciso comprar um certificado digital?”. Conforme informado no começo do artigo não são todas as empresas que precisam ter o certificado digital, porém, em algumas situações o uso dele é obrigatório. Confira quando a utilização passa a ser exigência:
1- Para emissão de Nota Fiscal Eletrônica
Uma das obrigatoriedades de quem emite Nota Fiscal, é possuir um certificado digital, ele funciona como uma carteira de identidade online. É o que garante a assinatura com validade jurídica da Nota Fiscal eletrônica.
Temos um artigo onde explicamos mais detalhadamente as exigências necessárias para sua empresa começar a emitir NF-e, clique para conferir!
2- Baixar Nota Fiscal de entrada
É muito importante a empresa ter o controle e baixar todas as notas emitidas contra seu CNPJ. A melhor maneira é consultar e baixar constantemente essas Notas para garantir a segurança do seu CNPJ e evitar que sua empresa sofra fraudes com as famosas Notas Frias.
Para realizar essa função, existem ferramentas pagas, como o Portal das Notas que possibilita o processo em lote ou no próprio Portal da Sefaz que necessita da chave de acesso da Nota que se deseja realizar a consulta ou download. Entretanto, em qualquer uma dessas alternativas é necessário o acesso ao certificado digital da empresa.
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3- Para empresas com mais de 5 funcionários
Empresas com mais de 5 funcionários, inclusive do simples nacional. Nessa situação a ferramenta é necessária para realizar o recolhimento dos encargos trabalhistas ao governo, como nos demonstrativos de recolhimento do FGTS, da GFIP (Guia de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social) entre outros.
4- Para entregar a Relação Anual de Informações Sociais
RAIS é um documento que deve ser declarado anualmente. Ele contém informações como horas extras, salários, contribuições sindicais e informações sobre os funcionários.
Mas nesse caso a obrigatoriedade do certificado para declaração só ocorre quando a empresa possuir 11 ou mais funcionários.
Qual escolher?
Cada modelo possui sua particularidade, mas uma das vantagens do A1 é a possibilidade de ser instalado em vários computadores da empresa, um benefício para quem precisa emitir NF-e em mais de uma máquina. Diferente do A3 no qual é permitido realizar esses procedimentos apenas no computador em que o dispositivo foi instalado e esteja conectado. Outro fator a ser considerado é que o modelo A3 por possuir prazo de validade maior, acaba tendo o custo menor.
Se mesmo sabendo desses fatores, você tem dúvida em relação a qual escolher, o melhor é pedir orientação ao seu contador.
Como conseguir um certificado digital?
Para obter a solução, é preciso solicitar o certificado digital junto uma certificadora (podendo sofrer variações de valor), escolher a opção desejada, apresentar algumas documentações da empresa, como o CNPJ regular, documento de constituição da empresa e documento de estabelecimento, após a emissão a própria certificadora irá orientar no processo de instalação.
E aí, descobriu se sua empresa precisa de um Certificado Digital? Lembrando que a tendência é existir cada vez mais adeptos. Mesmo não sendo obrigatórios em alguns casos, eles ajudam a reduzir custos e otimizar o trabalho de muitos estabelecimentos, órgãos públicos e profissionais autônomos diversos.
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